Warum der gelbe Zettel unter der Tastatur nicht die beste Sicherheitsstrategie ist – und was stattdessen hilft.

Montagmorgen, 7.58 Uhr. Das Telefon klingelt und ein Kunde braucht dringend eine Offerte. Sie wollen sich ins Portal einloggen und – nichts. Das Passwort? «Irgendwas mit dem Namen der Katze und einer Zahl.» War es «Simba2023?», «Simba2024!» oder doch «Simba2024!» mit Ausrufezeichen?

Nach drei Fehlversuchen ist das Konto gesperrt. Der Kollege, der das Portal eingerichtet hat, ist leider seit einem halben Jahr bei einer anderen Firma. Und irgendwo, ganz sicher, steht das Passwort in einer Excel-Liste. Nur in welcher?

Kommt das Ihnen bekannt vor? Dann sind Sie in bester Gesellschaft. Passwörter gehören zu den unbeliebtesten Begleitern im Büroalltag. Und genau deshalb werden sie oft so behandelt, wie man unbeliebte Dinge eben behandelt: schnell, bequem und ein bisschen nachlässig.

Die fünf üblichen Verdächtigen

Mehr als jede dritte Datenpanne beginnt mit gestohlenen Zugangsdaten. Meist braucht es dafür keine Hacker-Genies, sondern nur ein paar alltägliche Gewohnheiten. Hier sind die Klassiker – Sie dürfen still für sich mitzählen, wie viele Sie wiedererkennen.

1. Der Notizzettel

Der Post-it am Bildschirmrand ist der Evergreen unter den Passwort-Verstecken. Praktisch, gewiss. Aber eben auch für Kolleginnen, Besucher und das Reinigungspersonal bestens lesbar. Ein Versteck, das jeder kennt, ist kein Versteck.

2. Der Browser, der sich alles merkt

«Passwort speichern?» – «Ja, bitte!» Bequem ist das allemal. Nur: Wer Zugriff auf Ihren Rechner hat, kann die gespeicherten Passwörter einsehen oder sich gleich selbst damit anmelden.

3. Die Excel-Liste

«Passwoerter_FINAL_neu_v3.xlsx» liegt irgendwo auf dem Laufwerk. Excel ist ein fantastisches Werkzeug für Budgets, Pläne und Pivot-Tabellen. Ein Tresor ist es aber nicht. Dasselbe gilt für das Word-Dokument mit dem vielversprechenden Namen «Zugänge».

4. Die Ex-Mitarbeitenden

Menschen kommen und gehen, ihre Zugänge bleiben oft. Besonders bei externen Online-Portalen vergisst man gerne, wer noch alles das Passwort kennt. Das ist ungefähr so, als würde man beim Auszug den Wohnungsschlüssel behalten dürfen.

5. Das schwache Passwort

«123456», «Sommer2026» oder der Firmenname mit einer Eins am Schluss: Solche Passwörter knacken automatisierte Programme in Sekunden. Und das oft, ohne dass es überhaupt jemand bemerkt.

Der Passwortmanager: ein Tresor mit Gedächtnis

Stellen Sie sich einen Passwortmanager wie einen gut bewachten Tresor vor, der zusätzlich ein hervorragendes Gedächtnis hat. Sie merken sich nur noch einen einzigen Zugang. Alles andere übernimmt der Tresor für Sie.

Das Schöne daran: Weil Sie sich die Passwörter nicht mehr merken müssen, dürfen sie endlich kompliziert sein. Ein integrierter Generator erstellt auf Knopfdruck Kennwörter wie «t7#Qm!vR2p&Lx9», die kein Mensch errät und kein Programm so schnell knackt. Denn die Faustregel lautet: Was leicht zu merken ist, ist meist auch leicht zu hacken.

Und im Team wird es erst richtig spannend. Statt Passwörter per E-Mail, Teams-Chat oder Zuruf über den Gang zu teilen, legen Sie fest, wer was sehen darf. Verlässt jemand das Unternehmen, entziehen Sie den Zugang mit wenigen Klicks. Der Wohnungsschlüssel bleibt also da, wo er hingehört.

Password+: Schweizer Sicherheit, ganz ohne Kopfzerbrechen

Mit Password+ bieten wir Ihnen PassSecurium™ als Managed Service an – den ersten Schweizer Passwortmanager, der speziell für Unternehmen und die Zusammenarbeit im Team entwickelt wurde. Das heisst für Sie: Wir kümmern uns um Einrichtung und Betrieb, Sie geniessen die Ordnung.

Ihre Daten bleiben in der Schweiz

Alle Passwörter liegen ausschliesslich in hochsicheren Schweizer Rechenzentren und sind konform mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der europäischen DSGVO. Verschlüsselt werden sie mit AES-256 – einem Standard, wie ihn auch Banken einsetzen.

Jeder sieht nur, was er braucht

Passwörter liegen in übersichtlichen Ordnern, die Sie mit Gruppen oder einzelnen Personen teilen. Die Buchhaltung sieht die Bank-Zugänge, das Marketing den Social-Media-Account. Und Teamleitende vergeben die Zugriffe für ihre Leute selbst, ohne jedes Mal die IT zu bemühen.

Passt zu Ihrer Microsoft-Welt

Password+ lässt sich nahtlos in Microsoft Entra ID einbinden. Mit Single Sign-on melden sich Ihre Mitarbeitenden mit ihrem gewohnten Microsoft-Konto an. Ein Passwort weniger, an das man denken muss.

Sie machen die Regeln

Wie komplex müssen Passwörter sein? Wer darf per App, Browser oder Desktop zugreifen? Das legen Sie zentral fest, auf Wunsch pro Abteilung. Ein Aktivitätsprotokoll zeigt zudem, was wann geändert wurde. Und wer mag, gestaltet die Oberfläche sogar im Look des eigenen Unternehmens.

Überall dabei

Ob im Browser, auf dem Desktop oder unterwegs auf dem Smartphone: Ihre Passwörter sind dort, wo Sie sie brauchen. Die Mobile App funktioniert auf Wunsch sogar offline, etwa im Zug durch den Gotthard.

Wir lassen Sie nicht allein

Ein neues Werkzeug ist nur so gut wie seine Akzeptanz im Team. Deshalb begleiten wir die Einführung mit Schulungen für Ihre Mitarbeitenden und einem Coaching für Ihre Administratoren.

Zwei Pakete, ein Ziel: Ordnung

Sicherheit muss nicht teuer sein. Für weniger als einen Kaffee pro Monat und Person ist Ihr Team dabei.

	Premium	Corporate
Preis pro Benutzer/Monat	CHF 4.–	CHF 5.–
Passwortgenerator, Apps für Browser, Desktop & Mobile	✓	✓
Offline-Modus, Dateianhänge, 2-Faktor-Authentifizierung	✓	✓
Ordner-, Benutzer- & Rechteverwaltung, Passwortsharing	✓	✓
Änderungsmanagement, VPN-Zugriff	✓	✓
Anbindung an Microsoft Entra ID (LDAP/AD)	–	✓
Single Sign-on (SSO)	–	✓

Kurz gesagt: Premium bietet alles, was ein Team für den sicheren Umgang mit Passwörtern braucht. Corporate ergänzt die direkte Anbindung an Ihre Microsoft-Umgebung. Sie brauchen mehr als 30 Lizenzen? Dann stellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot zusammen.

Fazit: Der Post-it darf in Pension

Passwörter werden uns noch eine Weile begleiten. Die gute Nachricht: Sie müssen sie sich nicht mehr alle merken. Ein Passwortmanager bringt Ordnung ins Chaos, schützt Ihr Unternehmen vor den häufigsten Einfallstoren und spart obendrein Zeit und Nerven. Zurück zum Montagmorgen: Mit Password+ wären Sie um 7.59 Uhr im Portal gewesen und Simba hätte ihre Ruhe.

Der gelbe Zettel unter der Tastatur hat lange treue Dienste geleistet. Gönnen wir ihm den wohlverdienten Ruhestand – vielleicht als Einkaufsliste.

Neugierig geworden? Wir zeigen Ihnen gerne, wie Password+ in Ihrem Unternehmen aussehen könnte. Rufen Sie uns an unter 041 227 37 27, schreiben Sie an info@partnerplus.ch oder besuchen Sie unsere Password+ Seite.